ONLINE PRIVACY STATEMENT

Deze Privacyverklaring stelt het online privacybeleid vast van het Conservatorium Hotel B.V.

Algemene informatie

Conservatorium Hotel B.V., (“Conservatorium Hotel”), de verwerkingsverantwoordelijke, is statutair gevestigd in Amsterdam, Nederland, en kantoorhoudende te Van Baerlestraat 27, 1071 AN Amsterdam.

Deze Privacyverklaring legt uit welke persoonsgegevens we verzamelen, hoe we deze gebruiken en hoe dit uw ervaring met onze website kan verbeteren. Het Conservatorium Hotel verzamelt en gebruikt uw persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en andere toepasselijke wetten en regelgeving. Persoonsgegevens verwijzen naar alle informatie over een persoon. Gegevens die indirect iets over iemand zeggen, zijn ook persoonsgegevens.

Deze Privacyverklaring is van toepassing op alle partijen van wie wij persoonsgegevens verwerken (inclusief maar niet beperkt tot cliënten, tegenpartijen, websitebezoekers, leveranciers en sollicitanten), met uitzondering van werknemers, aannemers en/of andere betrokkenen die werkzaamheden verrichten voor het Conservatorium Hotel. Voor deze laatste groep betrokkenen hanteren wij een aparte privacyverklaring.

Neem gaarne de tijd om de onderstaande secties te lezen.

1. WELKE INFORMATIE VERZAMELEN WIJ OVER U?

Wij verzamelen alleen toereikende, relevante en beperkte persoonsgegevens, voor zover noodzakelijk in relatie tot de doeleinden waarvoor gegevens worden verwerkt (‘gegevensminimalisatie’).

Wij verzamelen uw informatie dus alleen in het kader van een effectieve dienstverlening en om u de beste ervaringen met onze diensten te bieden. De specifieke informatie die wordt verzameld, is afhankelijk van de context van uw interacties met ons en de diensten waarvan u gebruik maakt.

Wij verwerken de volgende persoonsgegevens:

• Contactinformatie (naam, e-mailadres, adres, telefoonnummer, faxnummer en paspoortnummer);
• Betalingsinformatie (betalingskaart: nummers en vervaldatum, factuuradres en bankrekeninginformatie);
• Informatie met betrekking tot uw reservering, verblijf of bezoek aan het Conservatorium Hotel (documentidentificatienummer (d.w.z. paspoort- of ID-nummer), datum van aankomst en vertrek en gekochte goederen en diensten);
• Informatie die nodig is om aan uw speciale verzoeken en/of specifieke accommodaties te voldoen (voorkeuren, vrijetijdsactiviteiten, naam van begeleidende gast en het aantal kinderen en de leeftijd daarvan);
• Ledeninformatie voor het loyaliteitsprogramma: naam, loyaliteitsprogramma nummer, loyaliteitsniveau;
• Informatie verzameld via beveiligingssystemen (videobeelden, gesloten tv-systemen – CCTV en elektronische sleutelkaarten);
• Het gebruik en de interactie met onze websites, communicatievoorkeuren, verzamelde gegevens met betrekking tot uw verblijven, en reacties op promotionele aanbiedingen en enquêtes.

Wij verzamelen deze informatie op de volgende manier:

Informatie verstrekt door u:

Wij ontvangen en slaan informatie op die u invoert op onze website of ons op een andere manier geeft, zoals: het gebruik van onze online reserveringen voor verblijf als gast in onze hotels, inschrijven voor onze nieuwsbrieven of het aanvragen van een brochure, het indienen van vragen en feedbackformulieren, correspondentie met ons – interactie met onze medewerkers beperkt tot legitiem belang, door te reageren op enquêtes, promoties en andere communicatie, en/of het indienen van een sollicitatie. U beslist in de meeste gevallen hoeveel informatie u met ons deelt, maar het niet delen van vereiste informatie kan u beperken om aan bepaalde activiteiten deel te nemen, zoals betalingsinformatie die nodig is om uw reservering te voltooien. Als u persoonsinformatie met betrekking tot een andere persoon indient (bijvoorbeeld als u een reservering maakt voor een andere persoon), verklaart u dat u gemachtigd bent door die persoon om dit te doen en ons toe te staan de informatie te gebruiken in overeenstemming met deze Privacyverklaring. U verklaart ook dat de informatie die u verstrekt, accuraat is.

Automatische informatie:

Wanneer u onze website gebruikt of bezoekt en/of gebruikmaakt van eventuele apps die we beschikbaar stellen op onze website, ontvangen en bewaren we informatie die wordt gegenereerd door uw activiteit en informatie die automatisch wordt verzameld van uw browser of mobiele apparaat. Net als veel andere websites, verkrijgen we bijvoorbeeld bepaalde informatie wanneer uw webbrowser onze website bezoekt, zoals uw IP-adres, browsertype, besturingssysteem, mobiele netwerkgegevens, bekeken pagina’s en tijdstippen waarop de pagina’s bezocht zijn. Deze informatie helpt ons om met onze klanten te communiceren en hen beter te begrijpen.

Beveiligingssystemen:

Wanneer u onze locatie bezoekt, kan er informatie over u worden verzameld via de CCTV-systemen (gesloten televisiesystemen), elektronische sleutelkaarten en andere beveiligingssystemen van deze locatie.

Informatie uit andere bronnen:

We kunnen informatie over u ontvangen van derden. Dit kan informatie zijn van uw reisagent, het loyaliteitsprogramma, uw creditcard en andere derde partijen.

Leeftijdsbeperkingen:

Het Conservatorium Hotel verzamelt niet bewust persoonsgegevens van personen jonger dan 18 jaar. Het Conservatorium Hotel kan persoonsgegevens verzamelen van personen jonger dan 18 jaar als onderdeel van het gastregistratieproces, maar altijd met toestemming van de ouder of voogd van deze persoon.

2. HOE GEBRUIKEN WIJ UW INFORMATIE?

Wij verzamelen uw informatie alleen in het kader van een effectieve dienstverlening en om u de beste ervaringen met onze service te bieden.

Wij verzamelen, gebruiken en verwerken de informatie die wij verzamelen voor de volgende doeleinden:

• Het maken van reserveringen en het doen van andere aankopen:

Wij kunnen informatie verwerken met betrekking tot transacties die u met ons aangaat op locatie en/of via onze website (“transactiegegevens”).

De transactiegegevens worden verwerkt met als doel uw kamerreservering te voltooien, de gekochte goederen en diensten te leveren, onze diensten aan uw voorkeuren aan te passen, uw feedback over uw verblijf op onze locatie te vragen en een goede administratie van deze transacties bij te houden.

• Gastrelaties:

Om hospitalitydiensten en -producten aan te bieden op basis van uw voorkeuren en eerdere verblijven op onze locatie. De informatie kan worden gebruikt voor toekomstige vrijwillige loyaliteitsprogramma’s die door ons worden beheerd, mits u zich voor die programma’s hebt aangemeld.

• Reactie op vragen:

Wij kunnen informatie verwerken die is opgenomen in of betrekking heeft op communicatie die u ons stuurt (“correspondentiegegevens”). De correspondentiegegevens kunnen de inhoud van de communicatie en metadata die aan de communicatie zijn gekoppeld bevatten (zoals groepen, vergaderingen en evenementen). De correspondentiegegevens kunnen worden verwerkt voor communicatie met u en voor administratieve doeleinden.

• Interne bedrijfsdoeleinden:

Voor onze interne bedrijfsdoeleinden, zoals het ontwikkelen van nieuwe producten, het verbeteren van de website, het verbeteren van onze diensten, het identificeren van gebruikstrends en bezoekerspatronen, het bepalen van de effectiviteit van onze promoties, het evalueren van de prestaties van derden (zoals reisbureaus), het voorspellen van onze bezettingsgraad en het nakomen van contractuele verplichtingen.

• Administratieve en andere communicatie:

Om u belangrijke informatie te sturen over onze website, wijzigingen in onze voorwaarden en beleidslijnen, of andere administratieve informatie (bijvoorbeeld informatie over uw reisreserveringen, zoals bevestigingse-mails).

• Marketing en promoties:

Om nieuws en promoties te sturen over producten en diensten van het Conservatorium Hotel waarvan wij denken dat ze interessant voor u kunnen zijn; inclusief Akasha Spa & Gym, bars en restaurants.

• Veiligheid en beveiliging:

Om uw veiligheid te waarborgen, evenals die van andere gasten en personeel, tijdens uw bezoek aan het Conservatorium Hotel.

• Andere doeleinden:

Zoals het bijhouden van onze administratie, het innen van facturen, het naleven van wettelijke verplichtingen, communicatie met derden en leveranciers, het waarborgen van de beveiliging van onze IT-systemen, werving en selectie (sollicitaties), verdediging tegen juridische claims en andere gerechtvaardigde zakelijke belangen.

Grondslag voor de verwerking van persoonsgegevens:

Persoonsgegevens mogen alleen worden verwerkt als er een grondslag is voor de verwerking. De gronden worden genoemd in artikel 6 van de AVG. De grondslagen waarop wij persoonsgegevens verwerken zijn:

• Uw toestemming.
• Uitvoering van een overeenkomst, bijvoorbeeld de boeking die bij ons is gemaakt om gebruik te maken van bepaalde diensten.
• Naleving van toepasselijke wetten, regelgeving of andere juridische procedures.
• Behartiging van een gerechtvaardigd belang.

3. HOE ZIT HET MET COOKIES?

Om uw ervaring op onze website te verbeteren, kunnen sommige van onze webpagina’s gebruikmaken van “cookies”. Cookies zijn kleine tekstbestanden met kleine hoeveelheden informatie die worden gedownload en kunnen worden opgeslagen op uw gebruikersapparaat, bijvoorbeeld uw computer, smartphone of tablet. Cookies zelf geven ons geen persoonlijk identificeerbare informatie, tenzij u ervoor kiest om deze informatie aan ons te verstrekken (bijvoorbeeld door u te registreren voor een van onze diensten). Zodra u er echter voor kiest om de website te voorzien van uw persoonsgegevens, kan deze informatie worden gekoppeld aan de gegevens die zijn opgeslagen in de cookie. We gebruiken cookies om inzicht te krijgen in het gebruik van de website en om de inhoud en het aanbod op onze website te verbeteren. We kunnen cookies gebruiken om uw ervaring op onze webpagina’s te personaliseren en om u relevante producten, programma’s of diensten aan te bieden, evenals op interesses gebaseerde of gerichte reclame. Uw browser kan u de mogelijkheid bieden om cookies te beheren. Bepaalde browsers kunnen worden ingesteld om het verzamelen van cookies te voorkomen. U kunt het gebruik van deze cookies op elk gewenst moment weigeren, hoewel dit de functionaliteit zal beïnvloeden en het gebruiksgemak van de website(s) kan beperken. Onze marketing- en reclamepartners kunnen cookies gebruiken om u relevantere advertenties op onze site te bieden en om u aan te moedigen naar onze site terug te keren. Deze partners zullen uw gegevens niet gebruiken voor andere doeleinden dan ons legitieme belang van direct marketing en u hebt altijd het recht om bezwaar te maken.

Voor meer informatie over de cookies die we gebruiken, verwijzen we naar onze separate cookieverklaring.

4. WIE ZIJN DE ONTVANGERS VAN UW PERSOONSGEGEVENS?

Aangezien uw persoonsgegevens vertrouwelijk zijn, hebben alleen personen die daartoe door ons zijn gemachtigd toegang tot uw persoonsgegevens, afgezien van de mogelijke overdracht aan de instanties die belast zijn met een controle of inspectie in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving. Toegang tot persoonsgegevens is alleen mogelijk door middel van twee-factor authenticatie en de zichtbaarheid en toegangsrechten zijn beperkt tot bevoegde personen. Alle personen die toegang hebben tot uw persoonsgegevens zijn gebonden aan een geheimhoudingsplicht. Onder deze personen vallen de geautoriseerde medewerkers binnen het Conservatorium Hotel en de aan haar gelieerde bedrijven. Het Conservatorium Hotel deelt uw persoonsgegevens alleen voor zover noodzakelijk voor de verkoop of levering van diensten in overeenstemming met de hierboven genoemde doeleinden. Deze omvatten (onder andere): het gebruik van ons administratiesysteem, elektronische en post verspreiding, logistiek en catering, direct marketing etc.

Daarnaast kan het Conservatorium Hotel persoonsgegevens verstrekken aan een derde partij, zoals een toezichthouder of andere bron met openbaar gezag, voor zover daartoe een wettelijke opdracht of verplichting bestaat.

Derden die persoonsgegevens voor ons verwerken, zullen dit doen volgens onze instructies en eventuele andere passende vertrouwelijkheids- en beveiligingsmaatregelen. Voor deze doeleinden zal een verwerkersovereenkomst worden gesloten om naleving van de Nederlandse AVG en/of de GDPR door die derde partij te waarborgen.  Door het Conservatorium Hotel ingeschakelde derden die als verwerkingsverantwoordelijke diensten aanbieden, zijn zelf verantwoordelijk voor de naleving van de (verdere) verwerking van uw persoonsgegevens en de naleving van de AVG.

5. GEEFT HET CONSERVATORIUM HOTEL INFORMATIE DOOR AAN HET BUITENLAND?

Alle gegevensverwerking vindt plaats binnen de grenzen van de EU, inclusief de verwerking door derden die wij inschakelen. Als een van onze derde partijen, om welke reden dan ook, informatie buiten de EU-grenzen moet overdragen, zal het verzoek door ons worden onderzocht. In dit specifieke geval zullen we ervoor zorgen dat passende maatregelen zijn genomen om te waarborgen dat uw persoonsgegevens een passend beschermingsniveau genieten.

6. HOE VEILIG IS UW INFORMATIE?

We implementeren redelijke en passende administratieve, organisatorische en technische waarborgen en beveiligingsmaatregelen om persoonlijke informatie te beschermen tegen onbevoegde toegang, openbaarmaking, vernietiging of wijziging, onopzettelijk verlies, misbruik of beschadiging, rekening houdend met de stand van de techniek. We evalueren en controleren dergelijke waarborgen en beveiligingsmaatregelen regelmatig. We doen dit in overeenstemming met de toepasselijke wettelijke vereisten en richtlijnen. Wanneer verschaffing van (persoons)gegevens aan derden noodzakelijk en geautoriseerd is, zorgen we ervoor dat deze derden hetzelfde niveau van gegevensbescherming garanderen als het niveau dat hen door ons wordt geboden en contractuele garanties vereist, en met de vereiste vertrouwelijkheid en veiligheid.

7. HOE LANG BEWAART CONSERVATORIUM HOTEL UW GEGEVENS?

We bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor we ze hebben verzameld, dan wel zolang we moeten voldoen aan wettelijke, boekhoudkundige of rapportageverplichtingen. Om te beslissen hoe lang we uw persoonsgegevens bewaren, houden we rekening met de hoeveelheid, aard en gevoeligheid van de persoonsgegevens, het potentiële risico op schade door ongeautoriseerd gebruik of het delen van uw persoonsgegevens, de doeleinden waarvoor we uw persoonsgegevens verwerken en of we deze doeleinden op andere manieren kunnen bereiken, alsmede de toepasselijke wettelijke vereisten.

Volgens de wet moeten we basisgegevens van onze gasten en klanten (waaronder namen, contactgegevens, financiële gegevens en transactiegegevens) gedurende zeven jaar na uw verblijf bewaren. Deze gegevens worden na afloop van deze periode verwijderd.

Klachten, verzoeken, vragen (via onze website of persoonlijk op onze locatie) en antwoorden daarop worden bewaard tot zeven jaar na uw verblijf bij ons of nadat de vraag of klacht is opgelost of het onderzoek is afgesloten. Na het verstrijken van deze periode worden de gegevens verwijderd.

De IP-adressen die tijdens een websitebezoek worden verzameld, worden door Google bewaard voor een periode van 50 maanden (of een andere periode zoals ingesteld door Google). Indien en voor zover gegevens worden doorgegeven aan Google (of aan servers van Google) in de Verenigde Staten, is Google gecertificeerd op basis van het EU-VS- Privacy Shield en biedt Google op basis daarvan een passend beschermingsniveau.

Camerabeelden worden in principe na 28 dagen verwijderd, of in het geval van een incident, zodra het is opgelost.

Sollicitaties worden 4 weken na afloop van de sollicitatieperiode verwijderd.

De bovengenoemde termijnen zijn van toepassing, tenzij er dwingende redenen zijn om de persoonsgegevens langer te bewaren (bijvoorbeeld in lopende of verwachte juridische geschillen), of tenzij de gegevens nog nodig zijn voor andere doeleinden dan die welke in deze Privacyverklaring worden genoemd.

In sommige omstandigheden kunnen we uw identiteit uit uw persoonsgegevens verwijderen (zodat ze niet langer met u in verband kunnen worden gebracht) voor statistische doeleinden, in welk geval we deze informatie voor onbepaalde tijd kunnen gebruiken zonder u daarvan verder op de hoogte te stellen.

8. WAT KUNT U DOEN ALS U VRAGEN OF ZORGEN HEBT OF TOEGANG WILT TOT UW PERSOONSGEGEVENS?

Onze functionaris voor de gegevensbescherming beantwoordt graag al uw zorgen of vragen met betrekking tot het gebruik of de opslag van uw persoonsgegevens. Uw belangrijkste rechten onder de AVG zijn:

• Het recht op informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens
  We streven ernaar u beknopte, transparante, begrijpelijke en gemakkelijk toegankelijke informatie te verstrekken over de voorwaarden waaronder de verwerking van uw persoonsgegevens plaatsvindt, in duidelijke en eenvoudige bewoordingen.
• Het recht op toegang tot, rectificatie of verwijdering van uw persoonsgegevens
• Het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken
• Het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens
• Het recht op gegevensoverdraagbaarheid; d.w.z. het ontvangen van uw persoonsgegevens in een gestructureerd format zodat u de persoonsgegevens kunt overdragen of ons kunt opdragen de persoonsgegevens over te dragen aan een andere organisatie.

Als u toestemming heeft gegeven voor de verwerking van uw persoonsgegevens, heeft u het recht om uw toestemming te allen tijde in te trekken. In sommige gevallen is de verwerking van persoonsgegevens door het Conservatorium Hotel echter ook gebaseerd op een andere grondslag, in welk geval het Conservatorium Hotel de verwerking van persoonsgegevens zal voortzetten.

Klachten

U kunt ook een klacht bij ons indienen als u het niet eens bent met de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken.

Verzoeken of klachten kunnen per e-mail worden ingediend bij de heer Lionel Robin via [email protected]. Voordat we uw verzoek kunnen verwerken, moeten we uw identiteit verifiëren. Als we uw identiteit niet kunnen verifiëren, kunnen we u geen gegevens verstrekken of u er toegang toe geven. We zullen binnen een maand op uw verzoek reageren.

Het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit

Als u, ondanks onze inspanningen om de vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te waarborgen, van mening bent dat uw rechten niet worden gerespecteerd, hebt u het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit, de ‘Autoriteit Persoonsgegevens’, via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Weigeren om persoonsgegevens aan ons te verstrekken

Weigering om persoonsgegevens te verstrekken kan tot gevolg hebben dat u niet langer gebruik kunt maken van onze diensten of producten. Het verstrekken van persoonsgegevens is ook noodzakelijk als u bij ons wilt solliciteren. Weigering om bepaalde persoonsgegevens te verstrekken kan dus de mogelijkheid om zaken met u te doen, contact met u op te nemen en/of een sollicitatieprocedure te starten, belemmeren.

9. HOE U CONTACT MET ONS KUNT OPNEMEN

U kunt al uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens uitoefenen door contact op te nemen met onze functionaris voor de gegevensbescherming: de heer Lionel Robin.

Onze functionaris voor de gegevensbescherming kan per e-mail worden bereikt via [email protected] en per post via Conservatorium Hotel, Van Baerlestraat 27, 1071 AN Amsterdam.

Neem ook contact met ons op als u vragen heeft over onze Privacyverklaring.

10. HOE ZIT HET MET GELINKTE WEBSITES?

Het koppelen van websites van derden aan deze website duidt niet op enige associatie met of goedkeuring door ons.

Wij zijn niet verantwoordelijk of aansprakelijk voor de inhoud van een onafhankelijke website, inclusief maar niet beperkt tot reclameclaims of marketingpraktijken.

11. VERANDERINGEN IN DIT PRIVACYBELEID

Conservatorium Hotel heeft het recht om deze Privacyverklaring van tijd tot tijd te wijzigen, zonder voorafgaande kennisgeving. Wijzigingen in de Privacyverklaring zullen op onze website worden gepubliceerd. De ingangsdatum van deze huidige Privacyverklaring staat aan het einde van dit document.

Ingangsdatum: 26 september 2024